第十八期导师交流会|曾锐：如何做好一场活动策划

10月26日，曾锐老师受邀参加知行书院第十八期导师交流会，针对书院各学生组织如何做好一场活动策划进行了经验分享。此次交流会由团委书记洪蒙典主持，团委副书记许光曼和朱士奎参加了本次交流会。

 

曾锐老师

1998年于汕头大学商学院对外经济贸易专业毕业后留校工作，历任汕头大学商学院政治辅导员、团委副书记、学生党支部书记、汕头大学学生处副处长、汕头大学招生办公室主任、广东以色列理工学院招生办公室主任等职。现任汕头大学国际交流合作处副处长。在活动策划和组织、晚会主持和演出等方面有丰富的工作经验。最近一次大型活动策划经历是担任汕头大学2018年新春文艺晚会执行导演和舞台总监。

 

为何组织活动

 

在交流会的开始，曾锐首先抛出了一个问题：“你觉得策划一个活动的开始，最重要的是什么？”

 

曾锐引用了纪伯伦在《先知》中的一段话：“我们已经走了太远，以至于忘了为何出发。”他指出，急急匆匆、忙忙碌碌地做事情，往往会导致我们模糊了最初的目的，从而陷入一种对目前自身境况的怀疑，甚至偏离了方向而不自知。

 

在他看来，做一场策划的伊始，最重要的莫过于搞清楚“我们为何组织活动”。

 

活动策划书一般会在最开头列出“活动目的”，不过曾锐也指出，平常所见的策划书常常用高度概括、空泛的“套话”、“空话”来填充“活动目的”，这样不明确的出发点很可能会导致团队在沟通合作过程中出现偏差。

 

谈到这里，曾锐就给出了第一个问题的答案：想清楚目的——组织这次活动的意义，定明白目标——活动要做到什么程度。这才是做好活动策划最开始、最重要的因素。在明确这一因素的前提下，我们方可去思考前面大家所说的分析活动可行性及风险、了解活动的受益者、了解活动的收获等问题并进行具体的策划。

 

选择活动主题

 

曾锐指出，区别于常识中大家所认为的“活动的名称”，活动主题其实有着更深入的含义，代表着一场活动的“中心思想”，要围绕着活动目的进行精心设计。

 

针对活动主题，他给出了5个测试主题是否合适的“灵魂拷问”：

 

● 是热点议题吗：议题的热度和时效性影响着参与者的热情及活动能否成功。

● 有领先优势吗：团队和活动的特点在同类活动中有没有占据领先的优势。

● 了解竞争对手吗：竞争对手是否有相似的想法，或是同样的时间、地点有没有相似的活动，如果有这些情况，就需要去准备相应的对策，让自己的活动更有竞争力。

● 目标群体最感兴趣、最密切关心的是什么：了解目标群体的需求，才有可能打造一个受欢迎的活动。

● 你的组织需要什么：不要忽视自己团队所在的组织和机构的需求。

 

活动创意来源

 

不管在确定活动主题、名称还是设计具体环节、内容、方式时，如何获取好的创意也是很多活动策划团队头疼的地方。

 

曾锐列举了音乐、电视、电影、网络、广告、图书、报刊、生活等各方面创意来源。他举例说，自己过去在策划历年商学院迎新晚会的开场表演时，就观看了大量的国内外大型颁奖典礼和晚会的节目视频以寻求灵感，还从音乐、舞蹈、动漫、游戏、书籍、广告等等素材中汲取创意，所以建议同学们平时多看多听多想，在策划活动时也可以从一些真人秀或者大型晚会上寻找创意。

 

预估活动效果

 

对于活动整体的效果预估，曾锐结合自己的经验，给了大家四点建议。

 

1、 不要把主题定得过于宽泛：范围更具体、明确，对象更有指向性，相比起宽泛的主题更能吸引目标群体的兴趣。

 

2、 不要简单地“为创新而创新”：很多所谓的“首届”“第一届”活动很可能没有第二届了，也有可能是几年前早就出现过的活动形式。既要创新，也要传承，关键是围绕活动目的、实现活动目标。

 

3、 不要期望能够吸引所有目标受众：想要所有的人都满意，或许最后会更失望，不如细分群体、明确定位、集中“取悦”具体的受众群体。

 

4、 不要期望所有构想的组成部分都能实现：头脑风暴可以产生很多很好的点子，但这些点子所指向的目的、目标可能存在冲突，试图全部实现可能反而适得其反，必须根据需要有所取舍。

 

曾锐介绍了目标管理的SMART原则，以知行书院近期要举行的十大歌手比赛为例，现场讲解怎样设定符合SMART原则的目标。

 

选择活动形式

 

曾锐列举了晚会、竞赛、展览、会议、培训等形式，并特别说明在这些大类中还有小分类，也可以互相交叉融合。例如，竞赛是大家比较喜闻乐见、同学们参与度比较高的活动，其中包括“十大歌手”这一类的文艺竞赛、运动会这样的体育竞赛等，也可以在晚会、展览、会议、培训中融入竞赛的环节。

 

选择活动的形式时，还是需要考虑到活动的目的和目标。例如，想要活动过程更刺激、更有观赏性、更吸引大家参与，那么各种竞赛比拼就是很好的选择；但如果希望这个活动的竞争性不要过于强烈，参与者不需要太强的胜负心，那么就可以淡化甚至避免竞赛形式，采用各自展示、联谊交流的方式为宜。

 

活动初期策划与细节策划

 

在敲定了以上活动的框架后，就进入活动的初期策划与细节策划。曾锐认为，任何一场活动的关键因素都是时、地、人、事、物，重点强调以下几方面工作：

 

1、 组建一支合适的项目团队；

2、 通过恰当的分工、授权、激励、控制，领导项目团队；

3、 细化拓展项目计划；

4、 制定项目预算；

5、 重视对内与对外的营销推广；

6、 争取赞助。

 

在勾勒活动框架、完成初步策划后，接下来就进入精细周密的细节策划。

 

在这方面，曾锐建议策划团队充分运用各种管理表格和工具，比如列出详细的日程表、流程图、分工表和突发事件预案，来完善细节策划以推动活动成功举行。他还为同学们展示了几份他曾经做过的大型活动策划案与思维导图，并特别推荐使用思维导图的形式，相比传统的文字表格，会更加清晰易懂。

 

提问环节

 

在现场提问环节，有同学提出如何规避有些活动会出现的举办者“自嗨”问题。曾锐建议策划团队可以先从活动旁观者的角度，换位思考自己作为目标群体时的心理活动，找到活动策划中应当重点考虑满足的点和规避的点。同时做好调研工作，了解身边的人对哪些点感兴趣，并在有所筛选后加入策划中。他认为，一场活动的策划，不能够满足所有人的兴趣和需求，但是全力以赴地投入过、努力过，就算结果有所遗憾，也还是有所收获的，这一点对活动的策划者、组织者以及参与者都很重要。

 

有同学希望老师以自己的亲身经历和经验为例，说明一台校园晚会“好”的标准是什么。曾锐认为，成功晚会的重要指标包括感染力（引起共鸣）、互动性（促进融合）、层次感（起伏跌宕）、立体化（画面丰富）、流畅度（衔接紧凑）等等。他通过具体实例，讲解了实现上述指标的各种手段和方法，信息量很大。

 

时长两个小时的交流会，曾锐老师有关活动策划的分享干货满满，也让现场的同学对活动策划有了更清晰的认识。交流会的最后，曾锐老师鼓励在场的同学们，多思考多实践，交流多取经，成长为更高水准的活动策划者。